Perché il tuo ufficio sia funzionale e permetta a tutti lo svolgimento dei compiti quotidiani, rivestono un ruolo fondamentale l’organizzazione e l’ordine. Non si può infatti lavorare bene in uno spazio organizzato male e disordinato dove non si trova nulla di quello che serve, perdendo tempo e anche offrendo alla mente un sacco di distrazioni. Per questo motivo, leggi subito queste istruzioni e consigli utili per organizzare come si deve uno spazio di lavoro.
Tutto al suo posto
L’ordine va di pari passo con l’efficienza. Sebbene pare che per alcuni lavori creativi il disordine possa aiutare, non vale per il classico lavoro di ufficio che ha bisogno di best practice e protocolli. Per esempio, archiviazione deve seguire un criterio, come quello dei colori. Ci sono diversi prodotti pensati per l’ordine iniziando dagli armadi e schedari fino a raccoglitori, scatole, separatori, post-it, etichette etc.
Ovviamente, potrebbe esser difficile progettare spazi dove ordinare tutto quanto senza usare l’ufficio. Per tale motivo, ci potrebbe volere un po’ di tempo, che puoi denominare di rodaggio, perché ogni cosa trovi il suo posto affinché venga anche organizzata in maniera funzionale da chi effettivamente la usa tutti i giorni. Difficile infatti dire a priori dove mettere il detersivo liquido o in polvere per la lavatrice?
Silence is gold
È sicuramente vero che oggi si prediligono gli open space e gli ambienti condivisi ma bisogna ricordare che ci vuole comunque silenzio. Molti lavoratori hanno bisogno di concentrazione e silenzio mentre magari altri devono fare riunioni oppure telefonare. Oltre a una sala per le riunioni, prova a pensare a mettere a disposizione dei lavoratori cuffie per isolarsi ed evitare i rumori.
Inoltre, tutti i dirigenti che spesso telefonano o hanno incontri di lavoro, dovrebbero avere un ufficio sperato rispetto all’open space. I pannelli fono assorbenti per separare gli ambienti aiutano molto.
La giusta luce
Tutti gli spazi dell’ufficio devono essere ben illuminati e raggiunti dalla luce naturale che entra dalle finestre. Infatti, prediligi sempre l’illuminazione naturale piuttosto di quella artificiale che stanca gli occhi e può provocare mal di testa. Inoltre, aggiungi su ogni scrivania una lampada per ricevere più luce quando necessario secondo le esigenze del singolo. Quando si parla di illuminazione, non dimenticare le soluzioni per il risparmio energetico.
Accogliere prima di tutto i dipendenti
In moltissimi uffici e aziende, se pensa sempre e solo all’accoglienza dei clienti e troppo spesso non a quella dei lavoratori. Il luogo di lavoro è prima di tutto utilizzato ogni giorno d chi ci lavora, appunto. Per questo motivo, diventa essenziale rendere l’ambiente accogliente per loro. Impossibile che un dipendente si senta motivato se lavora in un ambiente poco piacevole. Invece uno spazio accogliente aiuta i dipendenti a sentirsi parte dell’azienda.
Un ambiente comodo aiuta pure il rendimento. Soluzioni come postazioni che curano l’ergonomia ma anche spazi per il relax e la convivialità fanno davvero la differenza perciò preoccupatene quando progetti l’ufficio. Un sistema di riscaldamento e di aria condizionata ben funzionante rivestono il loro ruolo.